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档案人员“U盘化生存”探析

发布时间:2021-04-26 16:50所属平台:学报论文发表咨询网浏览:

摘 要 大数据的规模效应给数据存储、分析带来了极大的挑战,数据管理方式的变革正在发生。 对于管理档案的专业人员来说,须具备大数据思维,寻求U盘化生存方式以应对大数据环境带来的挑战。 需要立足现实,探析档案人员U盘化生存的价值诉求,诠释U盘化生存的

  摘 要 大数据的规模效应给数据存储、分析带来了极大的挑战,数据管理方式的变革正在发生‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 对于管理档案的专业人员来说,须具备大数据思维,寻求“U盘化生存”方式以应对大数据环境带来的挑战‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 需要立足现实,探析档案人员“U盘化生存”的价值诉求,诠释“U盘化生存”的内涵及优势以及文控人员如何向文档一体化进行转变‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

  关键词 文档一体化 U盘化生存 档案人员

档案管理

  ★作者简介:况会英

  一、“U盘化生存”的背景

  大数据时代的来临,每个个体都是数据的产生者,任何一项活动都可以用数据表示,如何提取隐藏在大数据中的有用信息成为业界和学术界面临的重大难题。 相比较其他专业而言,档案人员是档案部门数据资源的集中管理者,从数据价值体现和数据的安全角度来看,数据聚合才能发挥综合效应,应对其他机构形成的对社会具有保存价值的数据进行收集和监管。

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  因此,档案人员更需要寻求一条契合现代档案管理工作需求的生存之道,而“U盘化生存”将成为今后档案工作者一个必然的发展方向。 加拿大档案学者特里·库克曾指出:“档案工作者应认识到,在信息世界正发生着一场彻底性的革命,相应的,我们需要拥有全新的工作模式以适应今后保管理论与实践的要求。 ”[1]

  1.档案人员“U盘化生存”的内涵。 “U盘化生存”概念是笔者借用《逻辑思维》中的观点引发的思考,概括为16个字:“自带信息,不装系统,随时插拔,自由协作。 ”延伸到档案人员,阐释它的内涵,即档案专业人员有自己独特的价值,能独立自主为自己负责的态度,能为团队带来价值,适应并认同团队价值观与共同确认的规则,做一颗小小的具有独立意识的螺丝钉。 同时,自己有独特的技能,能自由地与团队或他人协作,不受条条框框的限制,像U盘一样自由发挥。

  2.档案人员“U盘化生存”的释义。 所谓档案人员“U盘化生存”,就是让档案工作人员更加专业,摆脱僵局,学会用新的思考方式让自己成为本单位的一个优质U盘、本专业的专家,这样才不会被社会所淘汰,甚至大受欢迎。 纵观各行业的档案从业人员队伍,不难发现,许多档案部门缺乏现代高新技术人才,大部分档案人员现代化管理技术水平偏低。 随着社会不断发展,信息不断膨胀,新兴技术的运用更加广泛。

  为了不被社会淘汰,不被“边缘化”,档案人员需要在新技术时代有一技之长,体现自身更大的价值。 “U盘化生存”是一种新的思维模式和服务理念,这种全新的档案管理工作方式需要相关的信息技术要求,需要档案工作人员提升自身的信息技术知识,才能更好地使用新技术服务社会。

  二、“U盘化生存”的价值诉求

  1.主体价值诉求。 主体价值的诉求体现在档案职业主体和客体之间的“需求”是否得到满足,档案客体反映档案主体在该领域特定的职业形态,而社会需求是形成档案客体的最终动力。 作为档案职业客体的档案,由档案职业主体进行“贮存”和“转换”,形成档案职业的“产品”,这种职业客体最终要以能够满足社会需要的职业产品的形式,体现该职业的社会价值[2]13-17。

  档案客体与主体是通过主体的技能实现结合的,不同档案客体具有不同的性能和用途,不同的档案客体需要不同的设备和工艺,而所有这些要靠掌握特定技能的人来处理和运用。 因此,主体的技能是联系档案主体与档案客体的纽带。 “U盘化生存”是档案主体管理档案活动的基本程序和档案管理活动的基本方法,体现档案主体的技能水平,是其职业形态的直观表现形式。

  2.客体价值诉求。 客体价值即档案价值,是档案以其原始记录满足利用主体的需要而具有的凭证价值或情报价值,这是档案的本质属性即原始记录性所具有的内涵。 要实现客体价值的作用,就必须通过满足从事社会实践活动主体的需要来发挥其所具有的凭证作用和情报作用。 因此,人们利用档案,就是利用其原始记录所显示的凭证价值和情报价值; 档案的利用评价标准是档案人员对管理对象的服务是否及时、准确。 “U盘化生存”是个动态概念,它相对于现状而言,必须立足于大数据时代背景去考虑,云计算、云存储等大数据时代的信息技术对档案管理最直接、最深刻的冲击就是档案客体价值的挖掘是否到位,如何有效掌握一种技能,运用一定技术和设备才能保证档案客体价值的实现。 这就需要转换思维模式,尽快融入大数据环境中,防止原来属于档案职业的领地缩小,从而保证所获得的社会尊重、职业威望及对话语权的掌控。

  3.“U盘化生存”原动力及强化措施。 原动力是推动工作及事业前进和发展的最基本力量。 “U盘化生存”是档案人员职业的现代化发展方式之一,它与社会、国家发展需要、档案事业发展需要相结合,终极目标是档案职业主体的全面发展和档案事业的长足进步[3]8-12。 档案价值的实质就是档案在人们认识世界和改造世界中的意义,是档案对社会实践活动所起的作用[4]50-51。 社会主体需要成为档案人员职业的原动力,主要由其自身内在属性决定,社会主体对档案的需要要求人们参与各种档案工作,而社会主体需要具有无限性,主体需求得到满足后,又产生新的需求,社会主体对档案的需求越强烈,其对档案职业的愿望和积极性就越高。

  同时,公众文化水平的提高有助于提高档案的利用率,使社会对档案人员的职业需求变得旺盛。 随着社会化分工越来越精细,人们开始更关注自己的精神文化生活,越来越多的人开始频繁利用各种工具查阅资料、了解档案。 在这一过程中,档案人员需要不断满足民众的各种权利需求,势必要求档案人员不断提高个人素养并发挥个人潜能,二者的互动将最终促进个人能力的提升与档案职业的发展,激发档案人员的工作能力。

  大数据时代是信息技术快速发展、文件数量剧增、文件载体形态发生变化的时代,它的到来不仅是档案保管方式的变迁及对象的变化和丰富,更反映了社会文化现象的变化。

  三、档案人员“U盘化生存”的功能及优势

  当各行业人员自身作为数据的一部分,不得不同数据打交道,无论我们想不想与大数据牵扯到一起,数据都会找到我们。 作为档案人员,如何从海量数据中发现知识,寻找隐蔽在大数据中的模式、趋势和相关性,揭示社会现象与社会发展规律,都需要我们拥有更好的数据洞察力。

  1.“U盘化生存”不等同于“万金油”。 万金油是什么都会,但什么都不精。 “U盘化生存”,即插即拔,自由连接,倡导匠人精神,具有一技之长。 对于档案专业人才来说,做一个有价值的“U盘”,不依附任何“单位”也能生存,能在大数据战略中抢占先机。

  技能就像U盘,没有特定的用处,但它有一个独特的社会节点的价值,插到哪儿它都可以运作,“U盘化生存”方式以一种手艺人的精神与社会进行协作。 而合适的人才战略将会促进档案人员在专业领域的发展,因此不难预计,随着大数据的进一步发展,与大数据相关的人才也将备受关注。

  2.“U盘化生存”者的先天优势何在? “U盘化生存”是一种逆向思维。 传统的思维模式都是强调团队、协作精神,但在大数据时代背景下,“自带信息,不装系统,随时插拔,自由协作”是其特点之一[5]。

  在无互联网时代,大家都渴望稳定的工作,都想成为组织永久性的内存而不是暂时连接的“U盘”,这是信息流通性差造成的‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 而在互联网和大数据时代,人们获取择业机会更多,“U盘化生存”的人员越来越多,不同企业工作间隔越来越小甚至可以忽略不计,各种外包服务、兼职工作成为常态,节点化的员工将与不同企业连接,各个节点连接在一起成为一个局域网,再和其他局域网连接,共同组成一个更大的局域网。 可以设想节点化档案人员和总线型企业,相比于传统形式,无疑会更灵活。 因为节点相对于内存和U盘,可以最大限度、最有效率地跟其他个人和组织连接。 因此,“U盘化生存”者的优势在于,能先人一步发现机遇,他们的思维才能不受限制。

  四、文档一体化转型与渗透

  档案人员“U盘化生存”的实现面临一系列困难与挑战,传统的档案管理理念受到冲击,须依赖文档一体化模式进行转化。 在实践操作中进行前端控制、全程管理与档案化管理相结合,运用文件生命周期理论、文件连续体理论等相关理论进行支撑,使档案人员具有一种全局观,灵活掌握文件与档案之间的转换关系。 为此,档案人员在文件形成阶段就提前介入,优化文档管理流程,减少文件与档案的管理各环节的重复,提升工作效率,做到一次做对,持续提升。

  现行文件与档案是一个内在联系的整体,均是附在有形物质上的信息,处于不同阶段的文件实体。 在具体操作中,由于文件控制人员与档案人员可能不是同一批人,工作流程也不完全相同,会导致无法完全控制文件质量和档案质量,而文件质量决定档案的质量,在归档鉴定、归档移交阶段会出现重复操作等诸多问题。 针对这一普遍现象,需要领导做好人员安排,文件管理与档案管理之间做好衔接,避免重复工作,实现系统信息共享。

  五、结语

  综上所述,大数据时代为档案人员提供了新的技术理念、新的技术载体,也对档案从业人员的发展带来了机遇和挑战。 档案人员从收集档案数据信息、数据存储到使用,提高员工的数据质量意识,从而挖掘出更多准确、有效和有价值的信息是大数据环境下对从业人员的最基本要求,而作为档案人员需确立自身作为档案形成者和利用者之间的桥梁与纽带、作为社会记忆守护者的独特地位,就必须选择一条专业化的道路,可将“U盘化生存”纳入考核。

  参考文献

  [1]特里·库克.电子文件与纸文件观念[J].山西档案,1997(2).

  [2]吴红.论中国档案职业的形态[J].档案学研究,2006(2).

  [3]麻新纯,徐辛酉.论档案职业的原动力[J].档案学研究,2011(3).

  [4]吴宝康.档案学概论[M].北京:中国人民大学出版社,2000.

  [5]罗振宇.逻辑思维[M].武汉:长江文艺出版社,2013.

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《档案人员“U盘化生存”探析》