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石油企业文书档案管理现状及创新路径

发布时间:2021-11-18 16:04所属平台:学报论文发表咨询网浏览:

【摘要】随着信息科技和市场经济高速发展,石油企业业务规模不断扩张,各类记录文件和经营文档不断增多,文书档案管理成为企业管理层所需解决的重要问题。 文书档案的管理成效直接影响着石油企业文书记录的全面性和科学性。 基于此,该文在分析石油企业文书档案管理创

  【摘要】随着信息科技和市场经济高速发展,石油企业业务规模不断扩张,各类记录文件和经营文档不断增多,文书档案管理成为企业管理层所需解决的重要问题‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 文书档案的管理成效直接影响着石油企业文书记录的全面性和科学性‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 基于此,该文在分析石油企业文书档案管理创新的必要性基础上,探讨石油企业文书档案管理的发展现状和存在的不足,提出加强文书档案管理创新的可行路径‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

  【关键词】石油企业; 文书档案; 管理; 创新

档案管理论文

  文书档案管理作为石油企业开展信息化管理的主要环节,为保障石油企业科学合理利用内外部资源提供重要的信息来源,更是石油企业全方位掌握企业综合状况的信息参考库。 所以,文书档案管理成效对石油企业的整体管理质量与发展运行起着关键作用。 然而,目前我国石油企业传统的文书档案管理呈现发展滞后的特征,文书档案管理存在诸多不足。 该文针对石油企业文书档案管理现状及创新路径的研究,具有一定的社会价值与意义。

  一、石油企业文书档案管理创新研究的必要性

  (一)文书档案管理踏入现代化发展的必然选择。 现代信息技术发展突飞猛进的同时,给石油企业带来了机遇与挑战。 包括文书档案管理在内,石油企业的管理模式与运营机制都发生了巨大变化。 数字化、智能化与信息化已成为发展的必然趋势,也是提升石油企业整体竞争力的必然选择。 所以,石油企业文书档案管理模式的完善和创新,不但是实现石油企业文书档案管理现代化的必经之路,还是促进企业内部管理水平持续提高,实现健康可持续发展的关键之举。

  (二)文书档案管理充分发挥信息参考价值的可行路径。 文书档案管理部门是石油企业的服务部门,帮助石油企业了解与掌握所有经营信息,为石油企业发展决策提供有价值的信息数据参考。 而石油企业文书档案管理模式的完善和创新,旨在通过优化文书档案的方式方法,增强服务意识,借助现代化高新技术与工具,实现文书档案管理的高效化,从而更好地为石油企业发展提供服务。

  (三)文书档案管理创新是促进企业创新的重要载体。 文书档案管理工作作为石油企业运作的重要环节之一,其工作理念、工作模式与工作方式的选择,直接影响着石油企业的整体发展与运作状态。 尤其是目前传统的文书档案管理模式无法适应企业发展需求,针对文书档案管理存在的不足进行针对性改善,实际上是推动石油企业创新发展的重要载体。

  二、目前石油企业文书档案管理的发展现状

  (一)文书档案管理制度。 石油企业为了加强和规范文书档案管理工作,使档案更有效地为公司管理、经营等各项工作服务,根据国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》以及地方省市的档案条例,来制定公司档案管理办法、企业档案工作规范、企业档案实施细则等等。 通过建立健全管理制度来严格执行档案归档、收集、整理、保管、查阅、统计等常规工作,对于底图档案保管与更改、基建工程档案验收、复制、保密、鉴定销毁等工作,也不断完善操作细则,使档案管理准确、真实、高效。

  (二)文书档案接收与查阅流程。 文书档案接收流程一般包括提交档案移交单、核对移交档案目录与内容是否相符、办理档案交接手续、整理归档并打印档案目录、档案装订并编号上架这几个主要流程。 在此过程中,如发现已交档案目录与内容不符,则退回相应科室作修正处理,再进行下一环节。 通过这一流程,确保文书档案接收高质量。

  文书档案查阅与利用则分为内部人员查阅和外部人员查阅两种。 公司内部人员查阅一般档案,只需要档案室负责人同意,进行查阅和借阅登记即可,后续需归还档案,填写利用效果登记表,以帮助档案室进一步改进工作; 机密档案和重要档案则需要经过档案室主管领导同意。 公司外部人员查阅档案,则需要出具身份证明和主管部门介绍信,经过档案室主管领导同意,才能够进行查阅。

  (三)文书档案管理存在的不足。

  一是对文书档案管理的认知不够全面。 部分企业将文书档案与其他档案合并式管理,导致档案资料查阅难度增加,利用率降低。 档案管理工作者片面认为文书档案就是资料存放的场所,对于工作尚未予以应有的重视,一定程度上阻碍了文书档案管理高质高效开展,局限了文书档案在企业运营中的功能发挥。

  二是文书档案管理制度不够细化。 大部分石油企业现行的文书档案管理制度缺乏合理性与可操作性,导致文书档案信息不完整、材料内容不全面等状况十分常见。 当前多数石油企业的文书档案内容都是一些基础性的行政管理信息,对于党群管理、经营管理、生产管理、科研开发类动态性信息,没有予以及时收集与归档。 导致文书档案内容存储不完整,难以客观全面地反映企业整体发展情况,从而使文书档案的参考价值大打折扣,一定程度上弱化了对企业重大决策提供信息支持的功能性作用。

  三是文书档案管理队伍、管理设备与技术均比较薄弱。 文书档案管理繁琐且复杂,要求工作者必须对档案管理流程相当熟悉与了解,能够及时对档案进行补充或调度。 但由于档案从业人员数量不多,且流动性大,致使文书档案管理工作缺乏连续性,在理论知识、实操技能等方面,均无法满足新时代文书档案管理的岗位要求。 再加上部分企业档案管理信息化建设不足,设施配备落后,影响了文书档案管理效率的提升。

  三、石油企业加强文书档案管理创新的路径

  (一)树立正确的文书档案管理理念。 首先,石油企业应该加大对文书档案相关知识的宣传力度,让企业内部的员工,尤其是从事文书档案管理工作的人员掌握必要的档案常识,对文书档案管理工作有更为明确的认识与定位,进而自觉肩负起文书档案管理的责任与义务。

  其次,石油企业领导应该积极转变思想观念,高度重视文书档案管理工作,将文书档案管理工作放在企业的发展战略中,肯定文书档案管理工作的关键地位,从环境方面营造重视文书档案管理的工作氛围,从人员和资金方面提供充足的资源保障,支持文书档案管理工作不断优化。 最后,石油企业文书档案管理的工作人员必须突破传统思想观念的束缚,用现代化、科学化的眼光正视文书档案管理工作,充分认识到文书档案管理工作的重要性,不断加强自身专业技能的学习,并以此指导工作实践。

  (二)逐步完善文书档案管理制度。 首先,石油企业要创建完善的文书档案收集制度,一方面要将企业行政方面的基本信息进行归档,另一方面还要对企业的党群工作、经营资料、科技进步、项目实施等动态性信息进行及时归档,确保档案收集的全面性、客观性与时效性。 其次,石油企业要制定完善的文书档案借阅制度,对档案借阅人员进行严格的个人信息登记,最大限度降低文书档案信息泄露或者资料丢失的概率。 最后,石油企业还需要建立健全文书档案管理制度,将文书档案予以专门管理,定期对档案内容进行补充或更新,不仅仅要确保文书档案全面与完善,而且还要全面反映出企业过去的历程与现在的情况。

  (三)加快文书档案管理队伍的建设。 文书档案管理队伍的综合素养,直接决定石油企业文书档案管理工作的质量与效率‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 所以,加强专业化的队伍建设,是充分发挥文书档案管理工作职能价值,增强企业综合实力的重要举措之一。

  首先,石油企业要加大文书档案管理人才的引进力度,提高招聘门槛,通过高校招聘会、社会人才选拔等多个渠道,吸纳高学历、专业化、综合能力强的人才加入企业文书档案管理队伍中,不断壮大文书档案管理队伍。

  其次,石油企业要强化对现有文书档案管理人员的培训力度,定期组织文书档案管理人员到高校、兄弟企业或者其他主管部门去参与会议、探讨学习、培训进修,不断增强其理论水平与专业素养。 最后,石油企业要加强文书档案管理队伍的考评工作,制定强针对性的奖惩激励机制,对于工作表现突出、创新能力强的工作人员予以物质性奖励与精神性奖励,对于工作消极、态度懒散的工作人员进行必要的惩处,以此激发档案工作人员对工作的主观能动性,提升石油企业文书档案管理的工作质量。

  (四)实现文书档案信息化管理。 首先,石油企业应该加大对文书档案管理工作的资金支持力度,提高硬件设施的配备水平,满足现代化文书档案管理所需,为文书档案管理工作提供坚强的硬件保障。 其次,石油企业还要加大对文书档案管理技术研发的支持力度,塑造浓厚的档案管理技术和争先创优的良好环境,鼓励档案管理人员投入一定的时间与精力不断创新管理优化方案,不断突破技术瓶颈,切实推进文书档案管理技术迈入新台阶。 最后,石油企业要构建完善的信息化系统,将文书档案管理向现代化的方向推动,做到信息录入、信息调阅、信息更新等工作数据化,提升文书档案管理的工作效率。

  四、结语

  随着我国社会经济的飞速发展,石油企业发展规模不断壮大,文书档案管理的复杂程度也与日俱增。 目前来看,传统的文书档案管理模式已无法满足新时代石油企业的发展所需,无法充分发挥文书档案的价值与作用。 针对文书档案管理的实际情况,必须通过观念、制度、人才、技术等方面的强化建设,来实现文书档案管理的创新。 这是现代化石油企业坚持科学发展,实现跨越式发展的基础与前提。

  【参考文献】

  [1]范宁,蔡盈芳.中国石油档案机构优化创新探索[J].中国档案,2020(05):55-56.

  [2]吾尔古丽·阿不都克里木,西尔娜依·吐尔逊,祖力皮亚·阿吉.浅析石油企业科研档案管理、保密与利用[J].中国管理信息化,2020(11):202-204.

  [3]张旭.浅析石油科技档案管理工作的创新[J].办公室业务,2019(016):129.

  [4]王萍.浅析大数据背景下中石化科技档案的管理与创新[J].中国管理信息化,2019(23):164-166.

  作者:陕西延长石油(集团)销售公司榆林分公司 王睿

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《石油企业文书档案管理现状及创新路径》

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