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纪念馆藏品档案管理现状及措施探析

发布时间:2021-11-18 16:02所属平台:学报论文发表咨询网浏览:

【摘要】藏品管理作为纪念馆一项不可或缺的工作,多数纪念馆设立了专门的藏品档案管理部门或岗位,但真正意义上的藏品档案管理作用却并未得到有效发挥,导致纪念馆的藏品档案管理工作受到限制。 基于此,文章对我国主要的纪念馆藏品档案管理进行调查分析,对当前存在的

  【摘要】藏品管理作为纪念馆一项不可或缺的工作,多数纪念馆设立了专门的藏品档案管理部门或岗位,但真正意义上的藏品档案管理作用却并未得到有效发挥,导致纪念馆的藏品档案管理工作受到限制‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 基于此,文章对我国主要的纪念馆藏品档案管理进行调查分析,对当前存在的问题深入剖析,并结合目前国内纪念馆藏品档案管理的实际情况,有针对性地给出了提升国内纪念馆藏品档案管理的合理措施,借此加强我国纪念馆藏品档案管理工作建设‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

  【关键词】纪念馆; 档案管理; 藏品记录

档案馆论文

  一、藏品档案的内涵

  (一)藏品自身档案‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 纪念馆藏品档案主要涵盖了以下几个方面:1.藏品入馆的初始单据,涉及藏品收购、捐赠等收据,藏品寄存和出借的单据等。 2.纪念馆藏品来源的原始记录,这部分档案主要是藏品在流转中形成的录音材料、文字说明以及研究报告等。 3.藏品自身属性原始记录,主要是藏品的总登记账目、专业鉴定意见、藏品目录、藏品保护以及修复档案、藏品进出库凭据或者手续等,另外,还有与藏品相关的音频和图像文件等。

  (二)与藏品相关的其他档案。 1.藏品展出记录。 藏品展出记录主要是藏品的装箱单、展出目录以及点交册、藏品展览会场的图像资料、展览的陈列方案等,另外还包括专业学科人士、社会媒体对藏品展览的报道资料等。 2.藏品提用凭证。 该档案主要是藏品展览过程时的提取清单和外界的收据,同时还有领导签署的意见文件。 藏品外借,需要保存藏品的原状和使用的图像及文字记录资料。 3.藏品修复记录。 各级管理人员签署的藏品修复意见,藏品的具体修复措施和存放环境,修复采用的药剂数量和名称的文字记录,藏品修复前后的实物照片等资料。 4.藏品注销凭证。 藏品注销过程中产生的注销原因以及领导签署的意见材料等。

  二、纪念馆藏品档案管理现状存在的问题

  (一)藏品档案管理人员素质不高。 随着我国国民生活水平的提高,国内纪念馆及博物馆的人流量逐年增加,纪念馆的管理和维护压力稳步提升,并且纪念馆作为公益性场所,没有其他收入来源,而藏品在陈列和维护的过程中,需要产生巨大的费用,特别是藏品的引进、维护、展出以及研究等,需要投入一定的经费,使得纪念馆的资金常年处于紧张状态。

  因此,为了节约开支,优化纪念馆的经费投入比例,领导往往会通过精简人员来达到目标,而纪念馆藏品档案管理则需要大量的人员才能完成,减少档案管理人员必然会导致藏品管理工作质量下降。 通过调查发现,一些纪念馆藏品管理工作岗位是兼职类型,通过招聘没有管理经验的社会兼职人员完成,或者由纪念馆其他部门的人员兼职完成,这种藏品档案管理无法满足档案管理实际工作需求,导致管理水平和质量不高。 管理人员的整体素质不高导致纪念馆藏品档案管理工作出现问题。

  (二)档案信息收集困难。 藏品档案信息收集是纪念馆藏品管理的基本任务之一,尽管这项工作难度不大,但是实际操作面临诸多问题,存在重重困难。 首先,纪念馆的藏品种类较多,藏品需要记录的档案信息较为复杂,在当前纪念馆藏品档案管理人员素质不高,人员严重不足的情况下,搜集藏品档案信息的工作量相对来说非常大,其他部门的兼职人员在满足本职工作情况下,很难再投入大量的时间和精力来收集档案信息。

  其次,由于人员的文化素养不高,对纪念馆藏品的了解程度不够,也容易忽视藏品的重要信息,从而导致档案信息不匹配的问题,同时由于各部门之间沟通问题,采集档案信息出现不配合的情况,造成了藏品档案信息整理面临巨大的压力和麻烦。 最后,藏品档案信息收集中还涉及专业的研究工作,相应的研究人员对各自的工作资料存在保密问题,涉及某藏品的课题、科研等资料是私人财产,不会轻易交给纪念馆档案管理部门。 另外,档案信息收集完成后,在没有专业妥善保管时,也容易造成资料遗失或者损毁的问题。

  (三)硬件设施不够完善。 纪念馆基础硬件设施不全,管理设施作为档案管理的基础,在缺少必要管理设施和设备的情况下,导致很多藏品档案管理工作都无法进行。 目前来看,由于纪念馆藏品档案管理工作受重视程度不够,相应的管理硬件设施投入不足,管理工作效率不高,造成了一定的恶性循环。 比如,某些纪念馆的档案信息管理室设置过于简陋,档案室环境不满足档案保存的要求,特别是个别纪念馆将档案室设置在底楼或者顶楼,阳光直射或者漏水问题严重,环境湿度和温度导致资料加快发霉和腐烂,档案出现损坏,进一步增加了档案信息收集压力。

  (四)理论制度严重缺失。 藏品档案管理制度缺失,与一般的企业档案管理不同,藏品档案管理具有其特殊性,档案管理工作必须要规范化、高效性和合理性,要基于明确的工作制度流程和标准,但是目前管理人员的文化素养不高,人员较少,不同的纪念馆存在差异性,国家层面上很难出台统一规定,无法建立统一的详细制度规定。 所以,目前国内多数纪念馆还没有形成各自的档案管理技术文件,档案管理还是沿用传统的管理方式,使得藏品管理质量不高。

  三、提升纪念馆藏品档案管理水平的措施

  (一)重视专业人才引进。 藏品档案管理是纪念馆其他业务的基础支撑,能够发挥重要的作用。 特别是文物的征集、藏品陈列以及藏品管理等,合理应用藏品档案文件能够极大提高纪念馆整体工作效率,所以纪念馆领导层需要充分认识到这个问题,对藏品档案管理工作要给予足够的重视。

  因此,需要大力引进专业档案管理人员,并且在人力资源上给予藏品档案管理足够的支持,从根本上提高藏品管理工作的专业性。 具体来看,纪念馆要合理调整藏品档案管理的工作制度,建立专门的藏品档案管理部门,已经存在档案管理部门的需要优化人员配置,设置细化的工作岗位,将具体管理工作任务安排到个人,实行个人负责制度,专人专项管理档案文件。 另外,在档案管理人员待遇方面要适当提高,吸引优秀的管理人才,打造高水平的藏品管理队伍。

  (二)数字化档案管理措施。 当前数字化技术充分发展的背景下,各行各业都开始运用数字化技术。 对于纪念馆藏品档案管理来说,实际上是对信息的管理,所以采用数字化管理理念和方法能够极大提高管理工作效率。 通过将纪念馆藏品录入信息系统,通过基本信息、音频以及文字元素等,多方面记录和解释藏品。 通过数字化系统建立,可以动态管理藏品档案,使得藏品信息管理更加便捷和高效,同时还能与国内其他纪念馆档案信息进行共享。

  利用计算机程序对藏品进行分类管理,以电子借阅卡的形式获取藏品档案的纸质或者电子版信息,特别是藏品档案的电子信息,不会出现遗失或者损害,借阅人员可以自主完成,极大解放了工作人员。 另外,为保证信息安全,还需要备份电脑系统中的档案信息。

  (三)优化硬件基础设施。 目前,国内纪念馆的档案管理工作尽管有信息化和数字化的发展趋势,但是主要是以传统的管理方式为主,不管是纸质档案文件管理还是数字化和信息化的档案管理,都需要配备相应的硬件设施。 对于纪念馆来说,要充分发挥藏品档案管理的作用,则需要强化提升现有的基础硬件设施‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 比如,通过暖通专业化设计,保证藏品档案管理室的温度、湿度、洁净度等,保证特殊文件在存放中不会出现损坏和变质,档案室的消防安全和用电安全要进行严格监控,有条件的纪念馆可以实现智能化管理,大幅度提高档案管理的硬件水平。

  (四)加强档案管理机制建设。 档案管理要结合传统和现代两种方式,单独使用任何一种管理方式均不能满足实际需求。 所以目前纪念馆要建立一种较为完善的档案管理机制,将两种管理方式有机结合,为藏品管理工作提供必要的保障,打造纪念馆藏品管理工作的标杆,管理机制建设需要从多个角度和方面考虑问题,充分体现以人为本的原则。

  具体可以做到如下几点:1.将藏品管理工作细化为各个部分,安排具体的人员负责具体的内容,增强管理人员的责任感。 2.不定期抽样检查,将现有的纸质档案内容与数字化档案信息进行对比分析,总结两者之间的差别,确认当前的档案是否存在问题,从而判断藏品管理工作是否存在漏洞。 3.及时回访藏品借阅人员,了解藏品借阅长期不归还的原因,并且进一步在管理机制中纳入奖惩条例,对于损害藏品档案的人员进行处罚。

  四、结语

  纪念馆的藏品档案管理工作是一项非常重要的工作,但也是一项容易被忽视的工作,必须从根本上引起重视,提高纪念馆藏品管理人员的管理意识,才能做好纪念馆藏品档案管理工作。 在新时期背景下,纪念馆藏品管理要探索符合现代化管理的模式,立足于传统管理方式,采用信息技术协同管理,提高纪念馆藏品档案管理的水平,服务于纪念馆藏品档案管理的各个环节,从而实现纪念馆藏品管理的精准性。

  【参考文献】

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  [2]孔利强.博物馆文物藏品管理现状与完善方法分析[J].商品与质量,2015(001):9-10.

  [3]林芳.浅析博物馆文物藏品管理现状及问题对策[J].卷宗,2019,009(014):31.

  [4]陈群.浅析县级博物馆文物藏品档案管理的现状以及策略分析[J].数字化用户,2014(014):158.

  [5]张红卫.浅谈纪念馆藏品的档案管理[J].办公室业务,2018(014):119.

  [6]刘文佳.纪念馆藏品档案管理探析[J].卷宗, 2020,010(003):79.

  作者:兰州战役纪念馆 王丽娟

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《纪念馆藏品档案管理现状及措施探析》

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