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高校档案管理质量保障体系创建探析

发布时间:2021-09-18 17:00所属平台:学报论文发表咨询网浏览:

摘要:现阶段,高校内部管理工作呈现出规范化的发展趋势,传统档案管理工作的弊端愈发明显,并且随着各类先进技术在档案管理中的融合,档案管理产生更多新问题。 因此,本文结合高校档案管理的现状,对高校建立档案管理质量保障体系的必要性展开探究。 同时提

  摘要:现阶段,高校内部管理工作呈现出规范化的发展趋势,传统档案管理工作的弊端愈发明显,并且随着各类先进技术在档案管理中的融合,档案管理产生更多新问题‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 因此,本文结合高校档案管理的现状,对高校建立档案管理质量保障体系的必要性展开探究‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 同时提出档案管理工作中高校创建质量保障体系的基本思路,借此为高校档案管理工作质量的提升创造条件‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。

  关键词:高校档案管理质量保障体系

档案管理

  一、前言

  档案管理是高校管理工作中的基础性内容,在高校人员管理、教育教学工作管理中,有效利用档案管理中的信息资源,帮助高校准确评估学校管理情况。 相关人员需要及时完善档案 管理质量保障体系,以此提高档案管理工作效率,强化高校档案管理功能。 因此,本文对高校档案管理质量保障体系创建策略进行简单阐述,推动高校档案管理服务的优化建设。

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  二、高校档案管理现状分析

  档案管理是高校教育教学信息、办学信息、校内基础设施建设信息等数据资源管理的重要手段,其有效管理对高校内部建设意义重大。 但是在开展档案管理工作时,仍存在较多问题,使得高校档案管理实效性难以保障。

  其一,档案管理意识问题。 现阶段,高校档案管理中,管理者不重视档案管理、未能领会其管理价值等问题尤为突出,最终导致档案管理中的人员、资金投入少,整体管理效率低。 在高校疏于档案管理后,档案信息资源利用率明显下降,使得高校内部档案失真、存储混乱,严重影响高校管理工作的落实[1]。

  其二,档案管理方法问题。 互联网与各领域的融合,为高校管理带来更多可能性,信息技术成为创新管理模式的核心要素。 但高校的档案管理工作,依然采用传统人工管理方法,未能紧跟社会发展,引用各类先进管理技术,使得档案管理中数据核对失误率较高。 研究显示,多数高校档案管理工作中,通常为人工管理,与网络技术、计算机平台的联系较少,并且在人工存储、处理档案数据时耗费大量时间。 除此之外,数字化档案资源的产生,对高校档案管理提出更多要求,需要相关人员持续推进档案管理的信息化建设。 但是高校所沿用的传统档案管理方法,将无法实现数字化档案信息的有效管理,使得高校发展中各类数字档案的利用优势难以发挥。

  三、建立高校档案管理质量保障体系的必要性

  为提高档案信息利用率,确保档案管理工作质量,高校应建立档案管理质量保障体系,以此为高校可持续发展提供助力。 具体来说,建立高校档案管理质量保障体系的必要性,主要体现在以下内容中:一方面,档案管理属于高校管理机制中的基础性内容,其工作效率与高校未来建设、长远规划息息相关,若档案管理中产生信息管理问题,高校将无法有序开展教育教学管理工作,甚至会影响师生正常工作与学习[2]。 但在完善、规范化质量保障体系的运行中,高校档案管理流程会进一步的优化,其管理质量明显提升,为高校管理体系的健全奠定基础。

  另一方面,高校档案管理中的质量保障体系,不仅是对档案管理工作的约束与管控,更是对高校、师生档案信息的安全保护。 高校档案管理的实质在于整合高校教育规划、师生个人信息数据,其在利用高校内部档案信息资源,制定高校管理决策的前提下,还需用确保高校师生信息的安全性。 因此,高校只有积极建立档案管理质量保障体系,消除不利于档案管理工作的相关因素,才能维护档案管理中的信息安全,体现档案管理的价值。

  四、高校档案管理质量保障体系创建策略

  (一)健全档案管理工作网络

  在建立高校档案管理质量保障体系时,需根据高校档案管理要求、基本工作流程,确立档案管理组织,形成健全的档案管理工作网络、管理组织。 为此,高校应专门设立档案管理部门,建立以校领导、副校长、校园管理部门、档案管理部门为主的档案管理工作小组。 同时在该管理组织中,明确档案管理、档案管理工作质量评估中的个体责任,明确各方在档案管理中需要履行的义务[3]。 之后可根据自身分管的档案工作内容,将学校内的档案管理工作有序的落实,形成结构稳定、高素质、自上而下的高校档案管理组织,以此为档案管理工作质量提供保障。 在此基础上,高校应结合《高等学校档案管理方法》中的相关规定,并根据高校档案工作具体情况,拟定可行性较高的档案管理制度,梳理档案信息采集、存储、利用、整理中的基本工作流程,约束各方在档案工作中的行为,提升高校档案管理的整体质量,为档案管理质量保障体系的良好运行奠定基础。

  (二)建立完善的档案管理机制

  高校档案管理质量保障体系,需要建立在完善的档案管理机制上。 高校只有从制度、人员管理、档案工作核查等方面,规范档案管理工作,才能在档案管理机制作用下,保障档案管理质量。 具体来说,在创建有效的档案管理质量保障体系,高校应基于档案管理机制,规范档案管理工作流程,管理借阅、档案信息处理中的主体人物,制定档案管理制度,发挥高校档案管理中规章制度的基本作用,强化人员责任意识,提升高校档案管理实际效率[4]。 除此之外去,档案管理机制应与高校办学理念、高校教育教学水平相匹配,相关人员可以在准确评估学校整体情况的前提下,形成特色化的档案管理机制,使其与内部档案工作相互成就、相互促进。 在此期间,高校还应加强档案的安全管理,建立人员预防、设备预防、技术预防的档案安全管理机制,加密存储师生档案信息、高校财务信息等档案信息资源,确保档案管理服务中信息利用的安全性。

  (三)构建档案管理信息系统

  为创建高校档案管理质量保障体系,高校还应将信息化技术渗透在高校档案管理中,进而完善档案管理方法。 具体来说,首先,积极构建档案管理信息系统,利用该系统保证档案工作效率,高效率存储档案资料。 以高校人事档案为例,在高校档案管理中,人事档案属于机密资料,其数据泄露会给高校产生难以挽回的人员、经济损失。 为此,高校可引用信息化技术,推进人事档案的安全建设,在信息加密的基础上,建立认识档案数据库。 同时利用数据库本身的防护作用,维护高校人事档案信息的安全性[5]。

  其次,高校可根据档案工作实际内容,对档案管理信息系统功能展开设计,使其按照档案管理基本要求,辅助档案管理工作,保障档案管理质量。 在此期间,高校可利用大数据、云计算技术,处理档案管理中的信息数据,准确提取有价值的档案信息,为高校管理决策制定提供数据参考。 最后,高校在建立档案管理信息系统时,还应根据该系统自动化管理档案工作的原理,设置安全防护、紧急服务功能,使系统可自动识别档案工作中的潜在风险,提前做好数据备份、数据恢复处理。 比如高校可建立异地容灾数据库,在档案管理中系统故障后,可快速将档案信息备份存储在备用数据库内。

  (四)推进档案人才队伍建设

  在高校档案管理质量保障体系的创建中,档案工作人员是档案管理、档案信息利用的主体人物。 档案工作人员的岗位责任感、工作积极性同样关系着高校档案管理质量。 为此,为形成有效的档案管理质量保障体系,高校还需积极推进档案人才建设,重视档案管理中的人员考核。

  首先,高校应转变档案管理意识,梳理其在学校管理中的基本价值,随后在引进专业档案人才的前提下,重视现有档案人员的技能、素质培养,使其为学校提供更为优质的档案服务。 比如,高校应为档案工作人员提供学习、工作交流的机会,使其在培训中积累档案管理经验,掌握档案管理技能[6]。 在通过档案管理人才培养,提升其综合素养后,高校还应结合当前时期档案管理发展趋势,将计算机技术、自动化、信息管理系统的相关知识融入档案人员的技能培训中,

  其次,高校应重视档案人员的考核、档案工作评价,具体核查内容包括档案工作效果、档案信息处理效率、档案人员行为及工作态度等。 在此期间,高校可采用统一考核、内部互评等方式,多角度评估高校档案管理工作质量,督促相关人员重视档案工作。 最后,高校可利用奖励性制度,给予优秀档案人员物质、精神奖励,使其作为高校档案管理工作中的榜样,引导其他档案人员加强学校、提升自我,积极参与档案技能培训,为高校档案管理质量的提升提供助力‍‌‍‍‌‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‌‍‍‍‌‍‍‍‍‌‍‌‍‌‍‌‍‍‌‍‍‍‍‍‍‍‍‍‌‍‍‌‍‍‌‍‌‍‌‍。 比如在档案人员培训中,高校可奖励培训中表现优异、考核成绩优秀的人,肯定其努力与付出,增强其在后期工作中的积极性,并发挥其模仿带头作用,给予档案工作者针对性的引导。

  五、结语

  综上所述,高校管理工作的落实中,档案管理有着不可替代的作用,高校在教育教学、管理决策制定中,需要利用档案管理中的信息数据,及时完成高校发展规划。 因此,为提升高校档案管理质量,相关人员需要从制度、管理机制、管理人才、技术创新等方面,全面优化档案管理方案,构建完整、可靠的档案管理保障机制。 从而在高校档案管理质量保障机制的运行中,强化档案管理效果,发挥档案管理对高校管理决策制定的价值,为我国高等教育的健康发展贡献力量。

  参考文献:

  [1]张进,杨宁,陈伟建等.评估视角下高校教学质量保障体系的重构[J].高等工程教育研究,2018(3).

  [2]朱晓杰.新形势下高校档案管理工作高质量发展的几个重要问题[J].档案管理,2020(5).

  [3]梁静.浅谈高校档案管理绩效体系的构建[J].中国民族博览,2018(10).

  [4]张铭,周杨慧,温婉稀等.基于目标管理考核评价机制的高校档案工作思考[J].资源信息与工程,2019(3).

  [5]耿伟娜.高校人事档案管理工作创新策略探究[J].办公室业务,2020(10).

  [6]杨莎莎,李淑青.高校基层党建档案管理体系建设及其保障[J].科技创新与生产力,2018(12).

  作者简介:张燕(1981-),女,汉族,重庆北碚人,本科,馆员,研究方向:信息管理。

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《高校档案管理质量保障体系创建探析》

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